W dzisiejszym artykule przedstawimy wybrane zmiany legislacyjne, które mają istotny wpływ na przechowywanie dokumentacji księgowej przez przedsiębiorców.
W związku z rosnącym udziałem elektronicznej dokumentacji księgowej w praktyce księgowej ustawodawca dodał i doprecyzował, dla jasności, warunki, które jednostka jest zobowiązana spełnić przy przetwarzaniu elektronicznej dokumentacji księgowej.
Poprawka ta doprecyzowała i uprościła m.in. przepisy dotyczące dokumentacji i elektronicznej formy dokumentacji księgowej oraz przedefiniowała możliwe sposoby przekształcania zapisu księgowego przy zmianie formy zapisu księgowego.
Przekształcanie zapisów księgowych
Przekształcenie zapisu księgowego zgodnie z przepisami niniejszej zatwierdzonej zmiany oznacza zmianę formy zapisu księgowego podczas przetwarzania zapisu księgowego w jednostce, przy jednoczesnym zachowaniu nienaruszonej zawartości zapisu księgowego. Zmiana formy zapisu księgowego to zmiana z papierowej formy zapisu księgowego na elektroniczną formę zapisu księgowego lub odwrotnie.
Od wejścia do formy elektronicznej skanowanie będzie możliwe do przekształcenia zapisu księgowego z formy papierowej w formę elektroniczną, oprócz gwarantowanej konwersji, oprócz gwarantowanej konwersji, co znacznie uprości proces.
Przekształcając dokumentację księgową z papierowej na elektroniczną poprzez skanowanie, każdy podmiot zapewnia w szczególności:
a) kompletność dokumentacji księgowej w jej pierwotnej i nowej formie;
b) treść i zgodność wizualną zapisu księgowego w nowej formie z jego pierwotną formą;
c) czytelność całego obszaru ewidy księgowej w nowej formie;
d) nienaruszoność zawartości dokumentacji księgowej.
Do ostatniego z podanych obowiązków dodajemy, że integralność treści zapisu księgowego jest zapewniona, jeżeli nie nastąpi zmiana treści faktów zarejestrowanych poprzez przesłanie lub udostępnienie dokumentacji księgowej lub przekształcenie zapisu księgowego w jednostce.
Jednocześnie przedsiębiorcy będą mogli zastąpić podpis odręczny podpisem elektronicznym, który umożliwia możliwą do wykazania identyfikację osoby, która dokonała zapisu podpisu elektronicznego.
Prowadzenie dokumentacji księgowej w nowym
Z brzmienia nowelizacji ustawy o rachunkowości wynika również, że przechowywanie dokumentacji księgowej nie będzie konieczne, jeżeli została przekształcona w elektroniczną dokumentację księgową poprzez skanowanie. Z zastrzeżeniem proponowanych wymogów dotyczących skanowania, w przypadku gdy dane wyjściowe skanu (obrazu) są przechowywane w formacie graficznym rastrowym (np. obraz przechowywany w formacie .pdf, .png, .jpg .tiff zgodnie z uzasadnieniem), taki elektroniczny zapis księgowy uznaje się za możliwy do wykazania i nie wymaga się od niego przedstawienia dokumentacji księgowej w oryginalnej formie papierowej.
Prezentacja zapisu księgowego w oryginalnej formie papierowej nie będzie również wymagana, jeśli kolejne modyfikacje .pdf formatu elektronicznego (np. OCR i rozpoznawanie znaków obiektowych) zachowają formę rastrową.
Skan przekształci wszelkiego rodzaju dokumenty księgowe, które obecnie są sporządzane głównie w formie papierowej, takie jak paragony i pokwitowania wydatków, paragony.
Jednostka będzie mogła również przekształcić elektroniczną dokumentację księgową w formę papierową w drodze gwarantowanej konwersji lub jeżeli elektroniczny zapis księgowy nie zawiera kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, jednostka będzie mogła wydrukować ją na papierze przy zachowaniu integralności i czytelności treści oraz może w tej formie przechowywać i składać je w przypadku kontroli.
Zapisy w formie papierowej, które przeszły proces przekształcania w formę elektroniczną, mogą być następnie przechowywane w formie elektronicznej. Nie uniemożliwia to jednak jednostce kopiowania zapisu księgowego na potrzeby wewnętrzne lub na potrzeby jednostek certyfikujących w formie papierowej.
Autentyczność pochodzenia, nienaruszona treść i czytelność przekształconej ewidy księgowej
Podmioty będą również zobowiązane do zapewnienia autentyczności pochodzenia, nienaruszoności treści oraz czytelności przekształconej ewidencji księgowej.
W ramach nowelizacji ustawodawca określi te warunki poprzez:
- autentyczność pochodzenia dokumentacji księgowej jest zapewniona, jeżeli jednostka, która jest:
a) wykonawca jest w stanie udowodnić, że rzeczywiście sporządził dokumentację księgową;
b) beneficjent jest w stanie wykazać, że otrzymana dokumentacja księgowa pochodzi od wykonawcy;
- integralność treści zapisu księgowego jest zapewniona, jeżeli treść zarejestrowanych faktów nie została zmieniona poprzez przesłanie lub udostępnienie dokumentacji księgowej lub przekształcenie zapisu księgowego w jednostce;
- czytelność zapisu księgowego jest zapewniona, jeżeli zawartość zapisu księgowego jest czytelna dla ludzkiego oka. Jednostka jest zobowiązana do zachowania jej zawartości w stanie nienaruszonym przy jednoczesnym zapewnieniu czytelności zapisu księgowego.
Jeżeli zmiana ustawy o rachunkowości podpisana przez Prezydenta Republiki Słowackiej zostanie zatwierdzona, a następnie opublikowana w Dzienniku Ustaw, te zmiany legislacyjne powinny wejść w życie z dnia 1 stycznia 2022 r.
Źródła:
https://www.nrsr.sk/web/Dynamic/DocumentPreview.aspx?DocID=499290
https://www.nrsr.sk/web/Dynamic/DocumentPreview.aspx?DocID=502431
